Kokoukset ovat liiketoiminnan pimeää energiaa: yhteistä, voimakasta ja suurelta osin näkymätöntä. Yrityksen suuntaa muovaavat perustelut ja tuomiot syntyvät kokouksissa, mutta sitten ne katoavat. Sähköposti muutti tilanneviestinnän organisaation työmuistiksi; Tekoäly tekee nyt samoin kokouksissa ja tekee keskusteluista käyttökelpoisia kokouksen ulkopuolella. Muuta kertakokouksista uudenlainen organisaation omaisuus.
Transkription lisäksi
Kokoukset sisältävät tietoa, joka harvoin tulee osaksi muodollista järjestelmää: kuinka johtaja punnitsee kompromisseja, miksi päätös meni tavalla tai toisella, kuka viittasi keneen ja miten vastalauseet ratkaistiin. Yritykset kohtelevat strategisia asiakirjoja kriittisenä immateriaaliomaisuutena, mutta ydinpäätöksentekoprosessi on yhtä arvokas ja vaikeampi vangita. Johtajat yrittävät usein arvioida tätä kirjallisesti, mutta he harvoin ymmärtävät, kuinka päätökset todellisuudessa etenevät.
Johtajan IP tapahtuu kokoushuoneessa. Ja sitten se katoaa.
On myös se yksinkertainen menetys, jota jo tunnemme: päätökset, jotka on tehty, mutta joita ei ole kirjattu. Häipyvät sitoumukset. Keskustelut toistuvat, koska ihmiset unohtavat, paitsi mitä päätettiin, myös miten. Manuaaliset kokousmuistiinpanot ovat subjektiivisia ja tallentavat vain pienen osan niistä. Edes täydelliset pöytäkirjat eivät ole kovin hyödyllisiä kokouksen merkityksen ymmärtämisessä; Tärkeää tietoa syntetisoidaan, analysoidaan tai jaetaan harvoin.
Nykyään monet ihmiset käyttävät tekoälyä tiivistämään kokoustallenteita ja luomaan (ja joskus jakamaan) hyödyllistä kokousdataa: kuka on osallisena missäkin, missä oli erimielisyyksiä, kenellä oli painavia argumentteja ja mitä pitäisi olla seuraavan kokouksen asialistalla. Tämä on kuitenkin vasta alkua tekoälyn soveltamiselle kokouksiin. Kaikesta tästä tiedosta voi olla hyötyä yritykselle paljon suuremmassa mittakaavassa.
Liiketoiminnan arvo
Jotkut organisaatiot tekevät tätä tänään. Suuressa maksu- ja rahoituspalveluyrityksessä johtajat keräävät tallenteita tiimi- ja asiakastapaamisista analysoidakseen keskustelumalleja ja tuoda esiin esiin nousevia tarpeita ja tuoteideoita, joita olisi vaikea tai mahdoton havaita tapaamiskohtaisesti. Sen sijaan, että luottaisi anekdoottisiin muistoihin, johtajuus analysoi vuorovaikutusta ymmärtääkseen muuttuvia asiakassignaaleja tuotekehityksen tukemiseksi.
Toistuvasta johdon päätöksentekokokouksesta voi tulla elävä arkisto paitsi tehdyistä päätöksistä, myös siitä, miten ne tehdään: millaisia argumentteja ja tietoja otetaan huomioon. Se voi johtaa sujuvampiin ja yhdenmukaisempiin päätöksiin koko yrityksessä. Kun organisaatiot alkavat kerätä järjestelmällisesti kokoustietoja, tiimin dynamiikka muuttuu. Aluksi päätösten riitauttaminen vähenee, koska kyky säilyttää järkeilyn. Käyttöönotto nopeutuu, koska uudet työntekijät näkevät, miten tiimi todella ajattelee, ei vain kirjoitettuja käytäntöjä.
Ihmiset ottavat käyttöön tekoälyn kokoustekstit, koska ne parantavat kokouksiaan. Mutta liiketoiminnan arvo on paljon suurempi kuin paremmat kokoukset; Se on organisaatiotieto, jonka varaan voimme rakentaa.
Mitä johtajien pitäisi nyt tehdä?
Henkilökohtaiseen adoptioon jätettynä tapaamisen tiedustelutiedot voivat jäädä pirstoutuneiksi. Vaikka arvo on merkittävä, se rajoittuu tuottavuuteen, mikä estää liiketoiminnan muutoksen. Strateginen palkkio ei toteudu.
Saadakseen kokouksen älykkyyden liiketoiminnan arvon johtajien on käsiteltävä kokousten tallentamista infrastruktuurina, ei työkaluna, jota jotkut työntekijät käyttävät. Kun kaappaaminen, yhteenveto ja jakaminen on standardoitu koko organisaatiossa, on ensimmäiset edut: läpinäkyvämpi vastuullisuus, vähemmän uudelleenkäsittelyä ja parempi päätösten seuranta.
Muutos alkaa tarjoamalla tekoälytyökaluja kokouksiin, kertomalla niiden suorista eduista työntekijöille ja rohkaisemalla niiden käyttöä. Aluksi tekoälyn laajan käytön kaappaamiseen, yhteenvetoon ja jakamiseen liittyvien etujen pitäisi johtaa kasvavaan vastuullisuuskulttuuriin ja muihin työntekijöiden etuihin, kuten vähentyneeseen uudelleentyöskentelyyn ja helpompaan seurantaan.
Kokouksen tallentamisen käsitteleminen infrastruktuurina tarkoittaa enemmän kuin sen käyttämistä henkilöiden ja tiimien kokousten tuottavuuden parantamiseen. Kun kokouksen tiedustelutietoa kerätään johdonmukaisesti, organisaatiot voivat soveltaa tekoälyanalytiikkaa näihin tietoihin erottaakseen liiketoiminnan syyt ja seuraukset päätöksissä, keskusteluissa ja kompromisseissa.
Tämän tyyppinen synteesi tarvitsee jaetun, luotettavan kokousdatan pohjan. Yritykset, jotka alkavat kerätä kokoustietoja nyt, voivat käyttää edistyksellistä analytiikkaa työkalujen kypsyessä. niillä, jotka jättävät tapaamis tekoälytyökalut yksilöiden ja tiimien hoidettavaksi, ei ole yhteistä kontekstia, jonka varaan rakentaa.
Kokousdatasta tulee liiketoiminnan hyödyke vain, jos ihmiset ymmärtävät, miten niitä käytetään ja näkevät hyödyt itse. Meidän on pohdittava, mitä kaapataan, miten se säilytetään ja kuinka hallitsemme pääsyä. Kun nämä vaihtoehdot ovat selvät, kokouksen tiedustelu lisää todennäköisemmin yhteistyötä ja analysointia sen sijaan, että se luo kitkaa.
Lopuksi johtajien on tehtävä tietoisia päätöksiä sellaisten prosessien luomisesta, jotka näkyvästi hyödyntävät tätä uutta voimavaraa. Mahdollisuus ei ole vain vangita keskusteluja, vaan rakentaa uusia rytmejä, joista tulee uudelleenkäytettäviä oppaita, käyttäytymismalleja ja institutionaalista muistia.
Väliaikaisesta pysyvään
Tämä siirtymä ei tapahdu itsestään. Se vaatii johtajia, jotka ymmärtävät, että kokoukset ovat muuttuneet ohikiitävästä kestäviksi, ja jotka ovat valmiita rakentamaan järjestelmiä ja kulttuuria, jotka ovat tarpeen tämän arvon saavuttamiseksi.
Fortune.comin kommenteissa ilmaistut mielipiteet ovat yksinomaan niiden kirjoittajien näkemyksiä, eivätkä ne välttämättä heijasta Fortunen mielipiteitä ja uskomuksia.